Nella letteratura la business intelligence viene definita come il processo di "trasformazione di dati e informazioni in conoscenza". Il software utilizzato ha l'obiettivo di fornire quei dati che permettono alle persone di prendere decisioni strategiche, ossia informazioni precise, aggiornate e significative nel contesto di riferimento.
I dati generati dai vari sistemi (contabilità, produzione, CRM ecc.) possono venire archiviati in particolari strutture dati chiamate data warehouse (letteralmente il magazzino dei dati) che ne conservano le qualità informative. Le persone coinvolte nei processi di business intelligence utilizzano applicazioni software ed altre tecnologie per raccogliere, immagazzinare, analizzare e distribuire le informazioni.